Sekuat perangkat lunak pergudangan mereka:
Keahlian penasehat SSI SCHAEFER
Situasi awal bagi Robert dan "Freizeit Handels GmbH" sangatlah rumit, ketika mereka mencapai keputusan bersama untuk melakukan perubahan pada penanganan stok dan manajemen gudang: Karena meningkatnya permintaan dan produksi yang terus meningkat, pekerjaan yang sama memerlukan pekerjaan yang relatif lebih besar. usaha dari sebelumnya. Meningkatnya biaya penyimpanan mulai memakan keuntungan tambahan. Namun, kini hal tersebut tidak lagi menjadi masalah dan pelanggan – dengan Robert sebagai pemimpinnya – tampak sangat senang dengan hasil dari keputusan ini.
Sebagai manajer gudang dan penandatangan resmi, Robert bertanggung jawab atas e-commerce internasional "Freizeit Handels GmbH" dan pengiriman keluar semua produk – di banyak toko baru dan yang sudah ada di dalam negeri dan di negara-negara tetangga. Baru-baru ini, dia sedang mempersiapkan peralihan ke sistem manajemen gudang yang baru. Sistem baru ini telah menjadi kebutuhan mendesak karena interaksi antara daftar stok dan perangkat lunak gudang yang dapat diprogram sendiri dan sangat mudah menghasilkan peningkatan jumlah duplikasi seiring dengan pertumbuhan bisnis. Akhir pekan lalu, Robert dan karyawannya, bersama tim proyek pemasok perangkat lunak SSI SCHAEFER, melakukan commissioning dari Jumat hingga Sabtu. Semua pihak yang terlibat telah mempersiapkan diri dengan cermat dan prosesnya berjalan lancar.
Setelah itu, Robert harus mengakui bahwa dia kadang-kadang mengalami kekhawatiran tentang bagaimana segala sesuatunya akan berjalan selama penerapan sistem manajemen gudang yang baru. Apakah mungkin timbul tantangan tak terduga yang sebelumnya tidak terpikirkan olehnya, atau memang konsultan perangkat lunak dari SSI SCHAEFER, yang mendukungnya dengan komitmen besar. Saat memilih sistem, Robert sengaja memilih pemasok perangkat lunak ini. Selama diskusi awal, dia dan rekan-rekannya memperoleh kesan yang meyakinkan bahwa banyak dari tuntutan baru telah diterapkan dalam perangkat lunak WAMAS®, dan bahwa konsultan perangkat lunak memiliki tingkat keahlian yang mengesankan dan pengalaman yang dibutuhkan agar berhasil mewujudkan tambahan tersebut. persyaratan.
Selama proyek berlangsung, terlihat jelas bahwa Pauline – konsultan perangkat lunak utama dari SSI SCHAEFER – tidak hanya membawa pengalaman luas dalam prosesnya, namun juga sangat menerima persyaratan gudang dan operasi pergudangan di "Freizeit Handels GmbH". Peralihan ke sistem baru yang direalisasikan oleh Pauline dan timnya berulang kali diteliti dalam kerangka pengujian umum yang dilakukan di bangku tes. Pengujian yang cermat menunjukkan di mana ambiguitas aneh muncul selama diskusi, dan oleh karena itu potensi hambatan apa pun dapat dihilangkan dengan cepat terlebih dahulu. Pauline memberikan kesan yang sangat kompeten dan sangat ramah sepanjang proyek berlangsung. Dan jika situasi menuntut hal tersebut, beliau dengan tegas dan konsisten menunjukkan jalan ke depan – secara spesifik dan selalu dengan niat untuk mencapai hasil terbaik dari proyek ini. Dengan kesannya yang mengesankan terhadap aktivitas sehari-hari di gudang, Pauline memainkan peran utama dalam memastikan bahwa pengenalan sistem baru ini berjalan lancar dan sukses.
Bagaimana tepatnya proyek "manajemen gudang" terbentuk?
Seiring berjalannya waktu, semakin jelas bahwa perangkat lunak lama tidak lagi mampu memenuhi peningkatan permintaan pelanggan, layanan pengiriman, dan toko yang baru dibuka. Pada saat yang sama, sejumlah pemasok menawarkan layanan yang akan memberikan banyak penyederhanaan. Namun sayangnya mereka tidak dapat memanfaatkan potensi ini dengan perangkat lunak lama. Akhirnya, Robert dan manajemen "Freizeit Handels GmbH" memutuskan untuk memulai proyek untuk memperkenalkan perangkat lunak manajemen gudang baru.
Selama tahap awal, hal yang paling penting adalah mengumpulkan semua persyaratan dan mengundang berbagai penyedia untuk mempresentasikan perangkat lunak mereka dan proses proyek. SSI SCHAEFER berhasil mengesankan di semua tingkatan dengan sistem manajemen gudang WAMAS® miliknya, dan karenanya berhasil mengamankan pesanan. Sebelum menandatangani kontrak pemesanan, Robert mengenal tim proyek SSI SCHAEFER, yang terdiri dari manajer proyek, konsultan perangkat lunak, dan pengembang perangkat lunak – dengan Pauline yang memimpin tim sebagai konsultan perangkat lunak utama.
Sebagai kontak utama, Pauline selalu mendengarkan segala keluh kesah yang diungkapkan Robert dan tim gudangnya. Terlepas dari apakah ini merupakan kekhawatiran yang wajar atau hambatan yang tidak direncanakan, Pauline selalu memperhatikan dengan cermat dan mendengarkan dengan cermat, serta memberikan saran yang sangat produktif tentang cara mewujudkan persyaratan tertentu dengan sukses. Melalui komitmennya yang luar biasa, dia secara mengesankan menunjukkan bahwa konsultan perangkat lunak yang berdedikasi lebih dari sekadar penerjemah yang berbakti antara operasi gudang dan pemrograman. Dengan menerapkan pengalaman dan penilaian, pemahaman dan pandangan ke depan, dan khususnya keahlian mereka, mereka mampu membuat perbedaan dalam proyek apa pun – dan memastikan penerapan proses gudang baru yang luar biasa.
Pada awal proyek, spesifikasi fungsional dibuat bekerja sama erat dengan Pauline. Ini berisi definisi yang sangat rinci tentang bagaimana proses gudang di masa depan akan terlihat. Jika Robert atau salah satu anggota timnya ingin membahas suatu topik dengan terlalu tergesa-gesa, Pauline menunjukkan kesabaran dan kegigihan yang luar biasa – sesuai tuntutan situasi. Sering kali terjadi bahwa proses gudang, yang sebelumnya hanya dijelaskan secara singkat, agak kasar dan tidak sepenuhnya jelas bagi masing-masing karyawan bahkan sebelum proyek ini dimulai. Hingga saat ini, mereka masih mampu menghindari situasi tersebut, misalnya dengan mengoreksi data yang tidak lengkap secara retrospektif secara manual.
Sistem baru sekarang mengontrol semua proses gudang. Kontrol proses yang tepat tidak hanya menghindari kesalahan, namun juga membuat proses lebih andal. Hal ini memerlukan spesifikasi proses yang tepat sebelumnya, yang kemudian harus diamati secara cermat pada tahap-tahap berikutnya. Barang masuk, pengambilan, pengepakan, dan pemindahan untuk pengiriman keluar ditangani secara rinci dalam kerangka proyek. Banyak potensi efisiensi berbeda yang diidentifikasi selama diskusi intensif, yang mengarah pada optimalisasi tambahan proses gudang.
Pauline sangat memperhatikan proses penyimpanan dan pengisian ulang. Aliran barang yang disebut merupakan tulang punggung semua proses di gudang. Efektivitas gudang sangat bergantung pada arus barangnya. Beberapa aliran barang yang saling bersilangan dapat ditentukan dalam sistem manajemen gudang WAMAS®, dan ditetapkan ke masing-masing atau beberapa produk terpilih. Pauline dan tim proyeknya berhasil menjaga arus barang tetap sederhana dan koheren, meskipun sejumlah fungsi khusus juga perlu diperhitungkan. Pengalaman menunjukkan bahwa persyaratan tambahan tersebut selalu sangat penting, karena staf gudang pada akhirnya diharuskan bekerja dengan arus barang ini setiap hari. Tergantung pada kebutuhan, arus barang dapat disesuaikan dan produk baru yang telah ditambahkan ke gudang dapat ditugaskan tambahan ke dalamnya. Hal yang sama juga berlaku, misalnya jika ada perubahan ketentuan pengiriman yang berlaku pada produk.
Pauline memodelkan dan membuat parameter gudang dalam perangkat lunak untuk mencerminkan proses yang diperlukan. Setelah add-on yang diperlukan telah diprogram dalam perangkat lunak, langkah pertama adalah mengujinya secara internal dengan timnya. Dan setelah gudang dipetakan dalam perangkat lunak, pengujian bersama dimulai bersama Robert dan rekan kerjanya. Pada awal tahap pengujian, Robert dan rekan-rekannya menerima pelatihan komprehensif tentang sistem baru. Setelah itu, mereka mempelajari semua fungsi dan panduan pengguna secara mendetail bersama Pauline dan timnya. Pada saat yang sama, sedikit penyesuaian perangkat lunak diterapkan untuk lebih meningkatkan kemudahan penggunaan, dan ini dipetakan dalam perangkat lunak dalam waktu yang sangat singkat. Selama pengujian, ternyata salah satu dari sekian banyak proses belum sepenuhnya berjalan tepat sasaran. Namun, hal ini juga dengan cepat dioptimalkan dengan bantuan Pauline. Robert sangat terkesan dengan ketelitian Pauline dalam melakukan tes, dan juga sangat senang dengan tes tersebut. Bagaimanapun, tes informatif meminimalkan risiko kemungkinan komplikasi di gudang.
Semua pengujian diselesaikan dua minggu sebelum sistem baru dioperasikan. Dan script yang berisi semua informasi untuk prosedur go-live juga lengkap. Semua detail diperiksa dan dijalankan beberapa kali pada sistem pengujian. Pengenalan sistem dipersiapkan secara optimal, dan dilakukan di bawah pengawasan cermat dengan profesionalisme yang sangat tenang. Tiga minggu kemudian, tanda tangan Robert menegaskan penerimaan dan dengan demikian juga berhasil menyelesaikan proyek tersebut. Karena pasti selalu ada sesuatu di gudang yang memerlukan optimalisasi, Robert memperkenalkan proses perbaikan berkelanjutan yang melibatkan seluruh karyawan gudang.
Tentang Penulis
Peter Totz bekerja sebagai Direktur Konsultasi Bisnis di SSI SCHAEFER.
Karirnya dimulai sebagai insinyur proyek, analis data, dan spesialis simulasi di Graz. Dengan langkah menengah dalam perencanaan produksi dan sebagai konsultan logistik, ia bekerja sebagai konsultan senior dan manajer proyek selama bertahun-tahun. Kemudian, beliau bertanggung jawab atas pengembangan bisnis di Amerika Latin sebelum mengambil alih kepemimpinan Grup Konsultan Bisnis yang aktif secara global.