Manager le changement pour informatiser les systèmes logistiques manuels

La digitalisation est en plein essor, et trouve naturellement sa place dans la logistique d'entrepôt. Contrairement aux idées reçues, la (r)évolution de l'Industrie 4.0 n'a pas été uniquement portée par les systèmes automatisés.  La digitalisation implique surtout de pouvoir visualiser et contrôler tous les processus de l'entrepôt depuis des logiciels logistiques, tout en travaillant manuellement en parallèle. Cette tâche peut être facilement prise en charge par le logiciel de gestion d'entrepôt WAMAS® de SSI SCHÄFER.

Un travail collectif préalable en mode gestion de projet logistique

Pour qu'un logiciel de gestion d'entrepôt puisse facilement et efficacement analyser et contrôler des processus logistiques, il est nécessaire de fonctionner en mode gestion de projet, pour intégrer cette solution logicielle dans un entrepôt. L'élément clé de la réussite d'un projet est une équipe de projet dédiée et un plan d'organisation clair, non seulement du côté du fournisseur mais aussi directement chez le client. Cet esprit d'équipe est un facteur clé de la réussite des projets SSI SCHÄFER, si ce n'est le plus important. C'est pourquoi, il est aussi ancré dans la culture de l'entreprise.

Pour garantir la réussite du projet et répondre à toutes les attentes du client, l'équipe projet de SSI SCHÄFER inclut des membres de 3 services différents. Les consultants logistiques sont en charge tout d'abord de la définition, de l'élaboration, puis de la mise en œuvre de la solution logistique dans l'entrepôt. Les développeurs informatiques étudient la faisabilité du projet et sont responsables de l'implémentation technique dans l'infrastructure informatique du client. Les chefs de projet s'assurent que les objectifs prédéfinis sont atteints, en coordonnant efficacement les compétences et en assurant une communication fluide. Un responsable qualité vient renforcer l'équipe projet et l'accompagne pour atteindre les objectifs de qualité établis.

Des processus d'intégration normalisés garantissent la qualité du projet logiciel et l'adaptation réussie aux processus logistiques du client

Un projet suit toujours différentes étapes pour atteindre les objectifs fixés, avec des jalons importants à atteindre tout au long de sa mise en place.

Après la prise en charge du projet et la réunion de lancement avec le client, la phase d'analyse peut commencer. Cette phase se terminera par la validation, ou non, des spécifications techniques proposées. Une fois qu'elles sont approuvées par le client, l'édition d'une version 100% personnalisée du logiciel logistique WAMAS commence. Des tests de fonctionnement à différents postes et niveaux viennent compléter cette phase de test.

S'ensuit la phase de déploiement, durant laquelle, SSI SCHÄFER réalise des tests en conditions réelles directement chez le client, forme les équipes et laisse le logiciel logistique entre les mains du client pendant plusieurs jours pour ce que l'on appelle : les tests d'homologation

Après une approbation complète par l'entreprise cliente et SSI SCHÄFER, le nouveau logiciel de gestion logistique sera définitivement mis en service. Pendant les premiers temps de prise en main et d'apprentissage, l'équipe projet assiste les équipes dans l'entreprise cliente pour les former sur les nouveaux process informatiques. Une transition entre l'assistance de l'équipe de projet et le support du Service Client sur le long terme, vient finaliser le projet.

Cette mise en place standardisée garantit le respect des conditions-cadres pour tous les projets et permet de s'assurer que tous les processus logistiques sont bien identifiés et analysés, pour créer un logiciel de gestion de haute qualité, parfaitement adapté aux besoins de l'entreprise cliente.

Comment manager le changement correctement ?

La conduite de projet, précédemment développée, est une procédure standardisée à toutes les entreprises, qui sera adaptée avec plus ou moins d'agilité. Ce qui différencie SSI SCHÄFER de ses concurrents, sur le marché, c'est bien son management et sa conduite des projets clients. Ce qui peut paraître évident dans la gestion de grands projets automatisés ne l'est pas forcément lorsqu'on installe un logiciel de gestion logistique, comme WAMAS, dans des systèmes logistiques manuels. Bien trop souvent, les projets d'intégration de solutions informatiques dans des systèmes manuels sont perçus comme une simple installation de logiciel. En réalité, il s'agit de projets organisationnels stratégiques, qui peuvent avoir des impacts importants sur les processus logistiques et l'organisation du travail dans l'entreprise cliente. C'est pourquoi, SSI SCHÄFER prend en considération pour tous ses projets, les impacts que l'intégration de leur logiciel WAMAS peut avoir sur l'organisation de l'entreprise cliente. Cette considération commence dès la phase d'analyse, au moment où les spécifications sont créées. Le but est de préparer le client aux changements à venir le plus tôt possible, et de convenir ensemble d'un plan d'action pour préparer, organiser et mettre en place au mieux la nouvelle solution logicielle dans l'entreprise.

Prenons l'exemple d'un entrepôt qui réalise tout son suivi sur papier. Avec l'intégration d'un logiciel de gestion logistique, comme WAMAS, le suivi pourra se faire directement sur mobile ou sur un terminal vocal. Après ça, il ne sera plus nécessaire d'imprimer, trier et enregistrer des centaines de pages de rapports papier. À la place, il y aura sûrement de nouvelles fonctions dans l'organisation, comme un ou plusieurs centres de contrôle, régulant et pilotant tous les flux de marchandises dans l'entreprise.

SSI SCHÄFER accompagne en outre ses clients à la mise en conformité avec les nouveaux processus, étape exigée par le logiciel WAMAS, mais souvent mise de côté par les entreprises.

L'art de libérer tout le potentiel du logiciel logistique WAMAS®

Grâce à une intégration bien préparée et optimale, le client peut utiliser un outil logistique puissant, pour modéliser, piloter et contrôler ses processus logistiques. La solution intégrée de reporting de WAMAS® permet l'analyse et l'illustration graphique des chiffres clés, afin d'identifier les écarts de processus à un stade précoce.

À propos de l'auteur

Gregor Girstmayr est titulaire d'une maîtrise en gestion de projets et de processus d'affaire de l'université des sciences appliquées du Vorarlberg. Il travaille chez SSI SCHÄFER depuis plus de 10 ans, occupant différents postes au sein de l'entreprise. Il a tout d'abord occupé le poste de consultant  logistique. Cela lui a permis de connaître le cœur de métier de SSI SCHÄFER, tout en se concentrant sur la mise en œuvre du système WAMAS® dans les entrepôts manuels. Par la suite, il a intégré le département de gestion de projets informatiques. Dans son nouveau rôle, il a assumé des responsabilités supplémentaires et a mené à bien plusieurs projets internationaux. Depuis 2018, Gregor Girstmayr est chef d'équipe pour les processus de gestion de projet et supervise les chefs de projets informatiques.